Algemeen
De openbaarheidsparagraaf in het jaarverslag 2023 komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie, de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding en artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. Het realiseren van activiteiten op de thema’s verbetering van de informatiehuishouding, actieve openbaarmaking en passieve openbaarmaking wordt intergemeentelijk door de gemeente Gemert-Bakel en ons opgepakt. De activiteiten op de thema’s zijn in de praktijk nauw met elkaar verweven en onderdeel van een grotere veranderopgave om te groeien naar een open en transparante overheid. Om informatie goed te kunnen delen met de maatschappij en politiek is het namelijk nodig om deze informatie aan de voorkant al goed op te slaan, processen en systemen op orde te hebben, maar ook als professionals te denken en werken vanuit transparantie en openbaarheid. De veranderopgave kent diverse dilemma’s en complexe vraagstukken die we in samenhang oppakken om toe te werken naar meer transparantie in onze manier van werken.
Actieve openbaarmaking
- Project Woo (gemeente Gemert-Bakel en Laarbeek)
Er is een plan van aanpak Woo waarin we samen met de gemeente Gemert-Bakel in een projectteam werken aan de voorbereidingen voor het actief openbaar maken. Bestaande processen worden waar nodig aangepast. Er wordt voor een aantal pilot zaken onderzocht en getoetst. Denk hierbij aan aanpassen processen, toegankelijkheid, toets privacy en communicatie richting medewerkers in de organisatie. Een voorwaarde voor actieve openbaarmaking is dat er een voorziening komt voor het publiceren van de stukken. Deze ontwikkeling wordt vooralsnog in Dimpact-verband opgepakt.
- Toegankelijkheid
De Woo geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie en moet ervoor zorgen dat deze beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
- Anonimiseren
Met behulp van anonimiseringssoftware worden de gevraagde gegevens in het kader van de Woo geanonimiseerd.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Woo. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd:
- Aantal Woo-verzoeken
In 2023 zijn er 13 Woo-verzoeken ingediend. 3 verzoeken zijn door de aanvrager weer ingetrokken. 3 verzoeken zijn voor afhandeling doorgestuurd naar een Gemeenschappelijke Regeling. De overige 7 zijn afgehandeld.
- Woo contactfunctionarissen zijn aangewezen
Deze functionarissen helpen de burger bij zijn of haar informatievraag.
- Procesverbetering
Op onze gemeentelijke website staat informatie over de Woo en een verwijzing naar een contactfunctionaris om inwoners zo goed mogelijk hulp te bieden bij een informatie-vraag.
Verbetering informatiehuishouding
Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn in 2023 de volgende activiteiten gerealiseerd:
- Informatiebeheerplan & kwaliteitsplan opgesteld en vastgesteld
In 2023 is het informatiebeheerplan opgesteld. Dit bevat onder andere een compleet overzicht van alle informatiesystemen die we gebruiken en welke informatie daarin is opgeslagen.
Daarnaast bevat het plan ons informatiebeheerbeleid, waarin we hebben vastgelegd hoe we omgaan met alle verschillende vormen van informatie. De komende jaren zetten we in op het op orde brengen van de informatiehuishouding. Hiervoor hebben we een kwaliteitsplan geschreven. Deze is aan het einde van het jaar vastgesteld.