Bedrijfsvoering

In 2022 onderzocht Necker of Laarbeek het bestuursakkoord kan uitvoeren en of onze gemeente voldoende toekomstbestendig is. Necker adviseerde destijds ( citaat ):

1. Versterk de grootste kwetsbaarheden in de organisatie qua formatie en inrichting op korte termijn
2. Prioriteer de doelen en ambities aan de hand van de driehoek ambities-middelen-tijd/tempo in een stapsgewijs proces. Neem daarvoor wat meer de tijd.
3. Versterk het ambtelijk-bestuurlijk samenspel om beter te prioriteren en consequenties van keuzes vooraf beter in beeld te brengen.
4. Ga aan de slag met de bevindingen ten aanzien van de inrichting van de organisatie.

In de begroting 2023 heeft u vervolgens 6,02 fte toegevoegd. Ook heeft u € 700.000 beschikbaar gesteld voor het versterken van de structuur en inrichting van de organisatie. In de eerste helft van 2023 hebben we de versterking van de structuur en inrichting van de organisatie uitgewerkt. In april 2023 hebben wij daarover een besluit genomen ( citaat ):
Laarbeek wil een organisatie zijn die meestroomt met de samenleving en complexe vraagstukken, en waar medewerkers samenwerken met een lach. Medewerkers hebben behoefte aan meer dagdagelijkse aandacht en focus op hun professionele ontwikkeling. Dat zal bijdragen aan de taakvolwassenheid van medewerkers en creëert een cultuur van mensgericht werken.
De medewerkers zijn in staat om een toekomstbestendige organisatie te vormen als er binnen Laarbeek adaptief gewerkt wordt. Dit betekent dat we met elkaar op een opgavegerichte en voorspelbare manier aan verschillende type vraagstukken werken. Deze twee principes vragen om een MT dat in een eenvoudige structuur ondersteund wordt door kleinere, logisch samengestelde teams.
Daarvoor is een aanpassing van de structuur-indeling nodig. Om te kunnen stromen moet er een heldere visie zijn op bedrijfsvoering. Deze is dienstverlenend aan het geheel. Alle bedrijfsvoeringsonderdelen worden in één afdeling ondergebracht.

Op basis van dit besluit hebben we de volgende acties uitgevoerd.

• Bij de organisatie van onze gemeente past een eenvoudige hiërarchie. Dit versterkt de aandacht voor de medewerkers en bevordert de samenwerking en snelle dagelijkse sturing.
• We hebben de organisatie versterkt met coördinatoren voor de dagelijkse sturing van teams van medewerkers. De coördinator heeft taken op het gebied van coördinatie en prioritering van werk, persoonlijke en teamontwikkeling en financiën. De werving van de coördinatoren startte in het tweede kwartaal. De meeste coördinatoren stelden we een kwartaal later aan. Het grootste deel van de coördinatoren zijn medewerkers die doorstroomden naar deze nieuwe functie.
• Het managementteam heeft (meer) tijd en aandacht nodig voor bedrijfsvoering, strategische opgaven en de ontwikkeling van de organisatie. Het managementteam wordt kleiner en stuurt vanaf 1-7-2023 drie afdelingen aan: Leefomgeving, Samenleving en Bedrijfsvoering.
• We hebben de organisatie versterkt met projectondersteuners en management ondersteuners. Ook deze zijn in het derde en vierde kwartaal van 2023 geworven. Ook hier stroomden een deel van onze eigen medewerkers door.
• Ook hebben we de organisatie op enkele plekken versterkt met formatie-uitbreiding.
• Teams worden samen meer verantwoordelijk voor persoonlijke en teamontwikkeling én meer taakvolwassen in de prioritering van werkzaamheden.
• We zijn vervolgens begonnen met het aanpassen van de verschillende systemen en processen. Denk hierbij aan het financiële, personeels- en zaaksysteem.

In 2023 hebben we ook de ambities en de beschikbare capaciteit in de afdeling Leefomgeving in beeld gebracht. Daaruit bleek dat er te veel werk ligt voor de beschikbare ambtelijke capaciteit. In de begroting 2024 is voor 2024 en 2025 jaarlijks een bedrag toegekend van € 550.000 (zie de begroting 2024).

De organisatie is versterkt met 25,52 fte. Dit is het verschil tussen de formatie ultimo 2022 (118,18 fte) en ultimo 2023 (143,70 fte). Maar daarmee zijn we er nog niet. In het organisatieonderzoek uit 2022 stond al: “Alleen formatie toevoegen is niet voldoende”. Een belangrijke opgave is dat we blijven werken aan een cultuurverandering die ons flexibeler maakt en onze organisatie toekomstbestendiger.

In 2023 hebben we ook de mandaatregeling gewijzigd. In de nieuwe mandaatregeling beleggen we een aantal verantwoordelijkheden lager in de organisatie. Deze wijziging past bij onze kernwaarden dat we verantwoordelijkheid laag in de organisatie willen beleggen. Hierdoor voelt de medewerker zich meer eigenaar en vergroten we onze flexibiliteit.

Onze gemeente wil een betrouwbare, moderne dienstverlenende gemeente zijn. Elk jaar zetten we hier stappen in. En dat moet ook: De wereld om ons heen verandert, verwachtingen van onze burgers en bedrijven - onder andere door ontwikkelingen en ervaringen in andere branches - veranderen en wij willen en moeten als gemeentelijke organisatie daarin mee. Niet voor niets is in het informatiebeleidsplan het thema 'moderne dienstverlening' als eerste thema genoemd.

Eerder noemden wij op deze plaats al het nog steeds actuele onderwerp 'klantreis'. Processen inrichten op basis van wat een klant, een burger van te voren voor verwachtingen heeft. De 'medewerkersreis' brengt in beeld wat er in de organisatie allemaal moet gebeuren om aan die klantverwachtingen te voldoen. Die twee reizen gaan we op elkaar aan laten sluiten. Proces voor proces. Wegens onvoldoende formatie hebben we hier nog niet genoeg op kunnen inzetten. Dat willen we wel graag, het is immers goed om te merken dat dit zowel bij de klant als medewerker tot een hogere waardering leidt. In 2023 zijn we verder gegaan met het herinrichten van klantprocessen via deze werkwijze.

Meegaan met de tijd en inspelen op verwachtingen betekent ook het introduceren van nieuwe kanalen. Voor onze gemeente betekent dat, dat we in de dienstverlening ook een chatfunctionaliteit op de website hebben geïntroduceerd en onze klanten de mogelijkheid bieden om via Whatsapp met onze gemeente te communiceren. Eind 2022 zijn we hiermee gestart. In 2023 hebben we hierbij passende servicenormen geformuleerd. In 2024 gaan we hiermee verder en evalueren wij het functioneren van deze nieuwe kanalen.

De servicenormen leveren een belangrijk waarborg voor het onderdeel betrouwbaarheid in de dienstverlening. We worden hier graag op aangesproken en sturen hier nadrukkelijk op in de organisatie. Servicenormen gaan over zowel kwantiteit (tijdig reageren) als kwaliteit (inhoud en bejegening). De nakoming van de servicenormen monitoren wij continu.

Een aantal opgestarte projecten loopt in 2024 nog door. Onder andere onze website en de digitale dienstverlening via dat kanaal is een project. Toegankelijkheid is daar een belangrijk onderdeel van. Met een toegankelijke website leveren we ook een bijdrage aan onze inclusiedoelstellingen.

Privacy speelt in de dienstverlening een steeds grotere rol. Waar we in het verleden kozen voor een systeem dat alle aanwezige informatie over een klant integraal in beeld bracht om hen zo goed en integraal mogelijk te helpen is daar door de invoering van de AVG een kentering in gekomen. Met name in het Sociaal Domein hebben we daar last van. We zijn continu bezig om binnen de grenzen van de AVG daar werkbare oplossingen voor te bedenken. Ons hoofddoel blijft immers dat we onze burgers zo goed mogelijk helpen.

In het informatiebeleidsplan (2021-2023) en bijbehorende projectenportfolio zijn de plannen voor 2023 in beeld gebracht. Dit beleidsplan en de uitvoering ervan is samen met de gemeente Gemert-Bakel opgesteld.
Het informatiebeleid bestaat uit de hieronder beschreven thema’s. Per thema gelden wettelijke verplichtingen, maar ook landelijke ontwikkelingen en eigen gemeentelijke ambities. Er wordt in elk thema uitgelegd aan welke zaken uitvoering is gegeven 2023.

Thema Moderne dienstverlening
De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. In 2023 zijn processen (deels) vormgegeven in de daarvoor beschikbare omgeving van het ODZOB. De verdere ontwikkeling wordt vormgegeven in 2024.

Thema Architectuur
Voor een toekomstgerichte ICT is het nodig dat de architectuur van ICT-omgeving vereenvoudigd wordt. Deze vereenvoudiging maakt het beter mogelijk om te voldoen aan gestelde eisen en wensen en om de omgeving goed (extern) te kunnen blijven beheren. Hiervoor is een nieuwe architectuur opgesteld. In 2024 en deels 2025 geven wij hier uitvoering aan.

Thema Datamanagement
In 2023 hebben we onze geo-basisregistraties (BAG/BGT/BRO) op orde gebracht. Er is een bescheiden aanzet gemaakt voor het datagedreven werken binnen de organisatie. Er is een datawarehouse ingericht en we zijn bezig met de doorontwikkeling. Dit werd als positief ervaren in de organisatie. De organisatie is echter dermate in beweging geweest dat wij in 2024 nog kijken naar het vervolg ervan.

Flexibele Organisatie
In 2023 zijn wij gestart om MSTeams als platform in te richten voor de opslag van documenten. Hiermee wordt het mogelijk om gezamenlijk en gelijktijdig te werken aan documenten. In 2024 ronden wij dit af. Hierbij kan gedacht worden aan het in gebruik nemen van telefoniefunctionaliteiten binnen MSTeams.

Thema Regie op beheer
Informatiebeheer is een belangrijk onderdeel voor een goede informatiehuishouding. Met een grote diversiteit aan producten, informatie en systemen is dit een complex geheel. In 2023 hebben we geïnvesteerd in het opstellen van informatiebeheerbeleid. Daarnaast hebben we gewerkt aan overzicht in onze informatiehuishouding. In december hebben we ook het kwaliteitsplan informatievoorziening opgesteld om te zorgen voor borging van het opgesteld beleid. Dit heeft erin geresulteerd dat de provincie, die toezichthouder is op informatiebeheer bij de gemeente, aangegeven heeft dat onze gemeente voldoet aan de gestelde eisen.

Informatiebeveiliging en Privac y
Wij hebben samen met de gemeente Gemert-Bakel het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd. Er zijn een aantal beleidsvoornemens uit voorgaande jaren nog niet gerealiseerd.  
We erkennen dat we een uitdaging hebben voor het opzetten van een informatiebeveiligingsmanagementsysteem om te voldoen aan de BIO-standaard. Voor verdere borging van informatiebeveiliging en privacy is de keuze gemaakt om vacatures uit te zetten om personeel in vast dienstverband aan te nemen om de interne beheersing rondom informatiebeveiliging en privacy beter te borgen. Daarnaast hebben wij een plan van aanpak opgesteld, waarbij zaken met hoogste prioriteit als eerste worden opgepakt in 2024. 

In deze bestuursperiode kijken wij samen met de Auditcommissie naar slimme keuzes en invulling van de instrumenten voor planning en control. Enerzijds om de informatiewaarde en sturingsmogelijkheden van de instrumenten voor u te vergroten en anderzijds om de efficiëntie voor de organisatie te vergroten.  
Insteek is en blijft dat de planning en controlcyclus inzichtelijk (en mogelijk eenvoudiger) voor u en inwoners moet zijn én een toegevoegde waarde voor uw volksvertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende rol. Het gaat hierbij bijvoorbeeld omzetting van de  tussenrapportages naar een financiële rapportage en verbetering van de 3 W-vragen. Het bestuurlijk spoorboekje, de nieuwe vergaderstructuur en alle digitale mogelijkheden van ons planning en controlsysteem zullen hierin steeds een leidraad vormen voor de doorontwikkelingen.

In 2023 is besloten om de reserve op te heffen in het raadsvoorstel vaststellen jaarrekening 2022 en het saldo toe te voegen aan de algemene reserve. Hierbij hebben wij rekening gehouden met de al besloten dekking vanuit de reserve corona (kadernota 2022) in 2023 en 2024 voor extra inzet schuldhulpverlening. In 2023 heeft de extra inzet voor schuldhulpverlening plaatsgevonden. In 2024 staat nog een bedrag hiervoor gereserveerd van € 26.000. In 2024 zal de reserve dan ook nihil zijn.
Omdat geen andere corona-uitgaven zijn verricht hebben we besloten om geen aparte paragraaf corona op te nemen, maar wel om in deze paragraaf de afwikkeling toe te lichten.

In de onderstaande tabel wordt een overzicht gepresenteerd van de ontwikkeling van de personele formatie ultimo 2023 waarbij inzicht wordt gegeven in zowel de personele sterkte als de bijbehorende loonsomkosten. Hierbij de toelichting dat met ingang van 1 juli 2023 een nieuwe organisatiestructuur van toepassing is. Ten gevolge hiervan is onder andere de afdeling Omgevingsbeheer opgeheven mede in combinatie van verschuiving van formatie.

Inleiding
Op 27 september 2022 heeft besluitvorming door de eerste kamer plaatsgevonden over de wetswijziging Wet versterking decentrale rekenkamers. Onderdeel van deze wetswijziging is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.
De rechtmatigheidsverantwoording geldt voor de eerste keer voor het verslagjaar 2023, waarbij de vaststelling van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening zal plaatsvinden in het kalenderjaar 2024.

In deze rechtmatigheidsverantwoording geven wij aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Voorheen verstrekte de externe accountant een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening van de gemeente. De externe accountant geeft in de toekomst alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De accountant blijft nog wel de rechtmatigheid controleren voor de SISA verantwoordingen.

Deze wijziging markeert allereerst de verantwoordelijkheid van ons als college voor de rechtmatigheid. Het is vervolgens aan u om de rechtmatigheidsverantwoording te bediscussiëren en te beoordelen.

In de jaarrekening hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met betrekking tot de begrotingsonrechtmatigheden. In de financiële verordening heeft u met ons afgesproken dat begrotingsonrechtmatigheden vanaf € 150.000 (rapportagegrens) in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording is bepaald op 3% van de totale lasten inclusief toevoeging aan reserves van onze gemeente (voor 2023 is dit € 2,27 miljoen). Naast deze toelichting gaan wij hieronder in op de bevindingen van het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.
De in de jaarstukken opgenomen rechtmatigheidsverantwoording hebben wij opgesteld volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de financiële- en controleverordeningen van onze gemeente. Daarnaast geldt het door u vastgestelde normenkader en het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid als toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De volgende beslisboom wordt gehanteerd voor de rechtmatigheid:

Er wordt onderscheid gemaakt in 2 soorten afwijkingen:

1) afwijkingen voor lagere lasten, hogere baten en lagere baten boven € 150.000. Deze zijn rechtmatig als deze tijdig gemeld zijn aan de gemeenteraad. Onder tijdig wordt volgens de financiële verordening ook verstaan als het is opgenomen / verantwoord bij de jaarrekening.

2) afwijkingen voor hogere lasten boven € 150.000 zijn automatisch onrechtmatig tenzij volgens de uitzonderingen zoals opgenomen in de financiële verordeningen. Vervolgens wordt getoetst of de onrechtmatigheid acceptabel is of niet. Als het acceptabel is wordt het toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Als het niet acceptabel is heeft het invloed op de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door u geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen.
Bij onze controles voor het begrotingscriterium hebben wij geen onrechtmatigheden geconstateerd die uitkomen boven de verantwoording- en rapportagegrens.

Onderstaand lichten wij de afwijkingen toe vanaf € 150.000. Wij maken hierbij onderscheid in fouten en onduidelijkheden. Ook geven wij aan wat wij doen om de fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen.

In 2023 zijn gedurende het jaar ook afwijkingen gemeld in de tussentijdse rapportages. Daarnaast heeft u besloten in de financiële verordening dat afwijkingen na de tussentijdse rapportage tijdig gemeld zijn, indien ze bij de jaarrekening zijn toegelicht.

Hiermee voldoen wij aan de voorwaarden, zodat wij geen afwijkingen hebben op dit onderdeel die onrechtmatig zijn (begrotingscriterium).

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit verschillende wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Bovenstaande bevindingen zijn in totaal onder de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van € 2,27 miljoen. Hierdoor heeft dit geen invloed op de rechtmatigheidsverantwoording van het college en is het hierdoor ook niet in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik heeft betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
Er zijn diverse beheersmaatregelen ingevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel als mogelijk te voorkomen. Uit de interne controles en meldingen uit de organisatie blijken geen signalen voor misbruik en oneigenlijk gebruik.

Conclusie
Op basis van de interne controle werkzaamheden zijn er geen fouten of onduidelijkheden geconstateerd boven de vastgestelde rechtmatigheidsgrens. Hierdoor zijn er geen fouten of onduidelijkheden gemeld bij de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.